¿Sabes qué protocolos son obligatorios en tu empresa y cuáles son simplemente buenas prácticas? Si al leer esta pregunta has dudado, tranquilo: le pasa a muchas empresas. Desde HYG Recursos Humanos, en nuestra área de consultoría, hemos elaborado esta guía donde te explicamos, de forma clara y ordenada, los cuatro tipos de protocolos que existen y te damos un punto de partida para revisar tu situación sin agobios.
Casi todas las empresas tienen procedimientos internos. Algunos están escritos, otros funcionan «porque siempre se ha hecho así» y otros se crearon en su día y no se han vuelto a mirar. El problema aparece cuando no está claro cuáles de esos procedimientos exige la ley, cuáles conviene tener y cuáles sirven sobre todo para que el día a día funcione mejor.
Saber diferenciarlos tiene tres ventajas muy concretas:
- Evitas posibles sanciones, porque sabes qué obligaciones tienes que cumplir.
- Proteges a las personas que trabajan contigo, que es la razón de ser de muchos de estos protocolos.
- Ganas organización, porque tu equipo sabe cómo hacer las cosas y quién se encarga de cada una.
Vamos a verlos uno a uno.
1. Protocolos obligatorios: los que debes cumplir
Son los que exige la normativa aplicable a tu empresa. Aquí no hay margen de elección: si te corresponden, tienes que tenerlos. No cumplir con estas obligaciones puede tener consecuencias legales y económicas.
Estos son algunos de los protocolos más habituales en las empresas, junto con la normativa que los regula y las posibles sanciones por incumplimiento.
Prevención de riesgos laborales
Incluye la evaluación de riesgos, la planificación preventiva y las medidas de emergencia. Es la base para que tu equipo trabaje en condiciones seguras y para que sepa cómo actuar si algo ocurre.
La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, y el Real Decreto Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), regulan las obligaciones preventivas y su régimen sancionador.
Las infracciones pueden conllevar multas de hasta 983.736 €, además de otras responsabilidades en determinados supuestos
Prevención del acoso sexual y por razón de sexo
Todas las empresas deben promover condiciones de trabajo que eviten estas conductas. Además, deben establecer procedimientos para prevenirlas y para gestionar las denuncias si llegan a producirse. Es decir, hace falta trabajar en dos frentes: la prevención y la respuesta.
La Ley Orgánica 3/2007, junto con el Real Decreto 901/2020, regula los planes de igualdad y las obligaciones empresariales en esta materia.
Las infracciones muy graves pueden alcanzar los 225.018 €, sin perjuicio de posibles indemnizaciones y otras responsabilidades.
Plan de igualdad
Con carácter general, es obligatorio para empresas con 50 o más personas trabajadoras. También puede serlo en otros supuestos previstos legalmente, así que conviene comprobarlo aunque tu plantilla sea menor.
La Ley Orgánica 3/2007, junto con el Real Decreto 901/2020, regula los planes de igualdad y las obligaciones empresariales en esta materia.
Su incumplimiento puede dar lugar a sanciones administrativas de hasta 225.018 €, dependiendo de la infracción cometida y de su calificación legal.
Desconexión digital
Las empresas deben contar con una política interna que regule el ejercicio de este derecho. Si tu equipo recibe correos o mensajes fuera de su horario, este es un tema que te interesa tener bien resuelto.
La Ley Orgánica 3/2018 (art. 88) y el Estatuto de los Trabajadores (art. 20 bis) reconocen el derecho a la desconexión digital fuera del horario laboral. Las empresas deben disponer de una política interna que regule su ejercicio.
Su incumplimiento puede dar lugar a reclamaciones y, cuando constituya una infracción laboral tipificada, a sanciones de hasta 7.500 €, según la conducta.
Igualdad LGTBI+
Las empresas con más de 50 personas trabajadoras deben disponer de medidas planificadas para garantizar la igualdad de las personas LGTBI+. Entre ellas debe incluirse un protocolo frente al acoso y la violencia.
La Ley 4/2023 y el Real Decreto 1026/2024 establecen medidas para garantizar la igualdad y prevenir la discriminación de las personas LGTBI en el ámbito laboral. Las empresas con más de 50 personas trabajadoras deben contar con medidas planificadas y un protocolo frente al acoso y la violencia contra este colectivo.
Su incumplimiento puede conllevar multas de 200 a 150.000€, según la gravedad de la infracción.
Protección de datos
Afecta a todas las empresas que traten datos personales, que en la práctica son la gran mayoría. Deben cumplir la normativa y adoptar las medidas de protección correspondientes.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 regulan el tratamiento de datos personales y las obligaciones de las empresas.
Las infracciones más graves pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio anual global, según los límites establecidos en el RGPD.
Seguridad alimentaria
Si tu empresa pertenece a este sector, debe aplicar los procedimientos de higiene, autocontrol y trazabilidad que le sean exigibles.
La Ley 17/2011, de seguridad alimentaria y nutrición, junto con los Reglamentos europeos 178/2002 y 852/2004, establece las obligaciones de las empresas en materia de higiene, trazabilidad, autocontrol y seguridad de los alimentos.
Incumplir estas obligaciones puede conllevar multas de hasta 600.000 €, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además, en determinados supuestos, puede acordarse el cierre temporal del establecimiento por un máximo de cinco años, así como el decomiso de mercancías.
Un matiz importante
No todas las empresas tienen las mismas obligaciones. Lo que te corresponde a ti dependerá de el número de personas trabajadoras, el sector de la actividad y el convenio colectivo aplicable.
Por eso, la lista anterior es una referencia útil, pero el análisis de cada empresa tiene que hacerse caso por caso.
2. Protocolos recomendados: buenas prácticas que marcan la diferencia
Además de los obligatorios, hay otros protocolos que no siempre exige la ley, pero que te pueden ahorrar muchos problemas. Como por ejemplo: protocolo de acogida de nuevas incorporaciones, procedimiento de teletrabajo, comunicación interna, procedimiento de evaluación del desempeño o tener un buen plan de formación para los trabajadores.
¿Qué ganas con ellos? Que todo el equipo tenga claras las pautas de trabajo, conozca sus responsabilidades y pueda trabajar de forma más coordinada.
Piensa, por ejemplo, en una persona que se incorpora a tu empresa. Si existe un protocolo de acogida, sabrá desde el primer día qué se espera de ella, a quién acudir y cómo funcionan las cosas. Si no existe, dependerá de que alguien tenga tiempo para explicárselo.
3. Protocolos internos: organizar el día a día
Son los procedimientos que establece la propia empresa para definir cómo se hacen determinadas tareas y quién es responsable de cada una. Por ejemplo: cómo solicitar y aprobar las vacaciones, normas de uso de ordenadores y teléfonos corporativo o un procedimiento para aprobar gastos.
Puede que parezcan cuestiones sencillas, y lo son. Pero precisamente por eso a menudo se quedan sin escribir, y ahí empiezan las dudas.
Tenerlas por escrito te ayuda a evitar malentendidos, porque las reglas están claras para todos, te facilitar la incorporación de nuevos trabajadores, que no tienen que aprenderlo todo de oídas y te ayuda a aplicar los mismos criterios en toda la empresa, sin depender de quién gestione cada caso.
4. Protocolos voluntarios certificables
Por último, hay estándares que las empresas pueden adoptar de forma voluntaria para mejorar sus procesos y demostrar su compromiso con determinados requisitos.
Algunos de los más conocidos son:
- ISO 9001: gestión de la calidad.
- ISO 45001: seguridad y salud en el trabajo.
- ISO 27001: seguridad de la información.
Nadie te obliga a certificarte, pero estas normas pueden aportar valor añadido a tu empresa. Pueden mejorar la confianza de tus clientes y facilitar el acceso a determinadas oportunidades comerciales o licitaciones.
¿Por dónde empezar?
Si después de leer todo esto quieres revisar la situación de tu empresa, estos cuatro pasos te pueden ayudar a ordenar el trabajo:
- Identifica tus obligaciones legales. Comprueba qué exige la normativa aplicable a tu actividad. Recuerda que depende del tamaño de tu plantilla, tu sector y tu convenio.
- Revisa los protocolos que ya tienes. Haz inventario: cuáles están implantados y si están actualizados. Un protocolo que existe pero nadie conoce o que se quedó desfasado no cumple su función.
- Detecta qué necesitas mejorar. Identifica los procedimientos que te faltan y los que necesitan una revisión.
- Establece prioridades. Empieza por las obligaciones legales y los riesgos más importantes. Después, trabaja en las mejoras organizativas.
En resumen
Cumplir la normativa es imprescindible. Pero contar con procedimientos claros también te ayuda a prevenir problemas, mejorar la comunicación y trabajar de forma más organizada. La buena noticia es que no tienes que hacerlo todo a la vez ni hacerlo solo.
En HYG ayudamos a las empresas a identificar sus necesidades, revisar los protocolos que ya tienen y desarrollar los procedimientos que mejor se adaptan a su actividad.
¿Tienes dudas sobre qué protocolos necesita tu empresa? Contacta con nosotros y agendamos una asesoría inicial sin compromiso.
